Hvordan forsinke eller planlegge sending av e-postmeldinger i Outlook

Har du noen gang hatt en 'Å, nei!' øyeblikk etter at du traff Sende på en e-post? Jeg vet jeg har. E-posten forlater umiddelbart mottakerens innboks, og du kan ikke gjøre noe med det. Og uansett hvor mange grammatikkfeil du oppdaget, er det ingen måte å ta det tilbake.

Heldig for oss, Microsoft Outlook er en solid e-postklient med en liste over imponerende funksjoner. Med de rette tilpasningene her og der, kan vi gi oss selv et lite vrirom for å gjøre de nødvendige korrigeringene, selv etter å ha klikket Send-knappen.

Å vite hvordan du kan forsinke sending av e-postmeldinger kan vise seg å være enormt viktig. La oss si at du utveksler e-post med en potensiell klient som lever i en tidssone som er helt annerledes enn din. Det vil være å foretrekke at varslene fra e-posten din ikke vekker ham klokken 03.00. Du kan gjøre det på en smart måte og planlegge at e-posten skal sendes på det tidspunktet personen er tilgjengelig.

I denne artikkelen skal vi vise frem noen metoder som vil hjelpe deg med å sende meldinger på et senere tidspunkt. Nedenfor har du trinnvise instruksjoner for å forsinke sending av en enkelt e-post i Outlook (Metode 1) . Hvis du vil forsinke hver e-post du sender, anbefales det at du setter opp en regel som automatisk kjører i bakgrunnen og forsinker sendingen. (Metode 2) .

Uansett hvilken metode du ender med å følge, må du ikke overreagere med utsettelsen av meldingene dine. Husk at noen Outlook-versjoner og e-postklienter bruker den opprinnelige sendedato når du bestiller e-postlisten. Så mottakeren kan savne e-postene dine hvis du utsetter den for lenge. Åh og husk å teste ordentlig før du stoler på en av metodene nedenfor for noe viktig. La oss begynne.

Metode 1: Slik utsetter du leveringen av en melding i Outlook

Hvis du ikke tror du vil utsette meldinger så ofte, er det mye mer praktisk å utsette en enkelt melding. Følgende veiledning fungerer på Outlook 2016, Outlook 2013 og Outlook 2010. Hvis du bruker Outlook 2007, se Merk avsnitt under hvert trinn for de nøyaktige Outlook 2007-banene.

Rett etter at du har fullført e-posten din, ikke klikk på Sende knapp. I stedet følger du instruksjonene nedenfor:

1. Når du har skrevet meldingen, klikker du på Alternativer kategorien og naviger til Forsink levering .
   Merk: I Outlook 2007, gå til Valg> Flere alternativer og klikk på Forsink levering .
2. Nå under Lever alternativer , aktiver Ikke lever før avkrysningsruten. Klikk deretter på rullegardinmenyene for dato og klokkeslett for å velge passende verdier.
   Merk: Klikk på på Outlook 2007 Meldingsalternativer for å få tilgang til menyen der du får velge leveringsdato og -tid.
3. Nå kan du trygt klikke Sende . meldingen blir værende i utboksen din til leveringstiden er nådd.

Hvis du bestemmer deg for å sende meldingen raskere enn den forrige innstilte datoen, må du gjøre følgende:

1. Utvid Outlook-mappen og klikk på meldingen du tidligere har forsinket.
2. Gå til Alternativer og klikk på Forsink levering .
   Merk: I Outlook 2007, gå til Valg> Flere alternativer og klikk på Forsink levering .
3. Fjern bare avkrysningsruten ved siden av Ikke lever før.
4. Lukk innstillingsvinduet og trykk Sende .

Metode 2: Forsinke alle e-postmeldinger med en regel

Hvis du vil gi deg litt wiggle-rom etter å ha trykket på Send-knappen, vil denne metoden løse problemet ditt. Du kan utsette sending av alle e-postmeldingene dine med et visst antall minutter ved å håndheve en regel i Outlook. Du kan imidlertid ikke utsette dem i mer enn 120 minutter, men jeg tror det er mer enn nok. Dette er hva du trenger å gjøre:

1. Mens du er i hovedvinduet i Outlook, klikker du på Fil kategorien.
   Merk: I Outlook 2007 åpner du Verktøy klikk deretter på Regler og Varsler .
2. Finn deretter og klikk på Administrer regler og varsler.
   
3. Kort tid etter skulle du se en dialogboks for regler og varsler vises. Klikk på E-postregler kategorien for å utvide den.
4. Klikk på Ny regel .
5. Når du ser Regler dialogboksen, klikk på Bruk regler på meldinger jeg sender (under Start fra en tom regel ). Truffet Neste for å gå videre.
   
6. Nå ser du en liste med vilkår du kan bruke. Hvis du vil at regelen skal gjelde for alle e-postmeldingene du sender, ikke velg noen av betingelsene og klikk Neste .
   
7. Du må klikke Ja i neste bekreftelsesvindu.
8. Nå fra neste handlingsliste, merker du av i boksen ved siden av utsette levering med et antall minutter. Klikk deretter på “ et antall ”-Kobling på trinn og angi antall minutter for å forsinke levering av alle e-postmeldingene dine. Du kan sette inn verdiene manuelt eller bruke pil opp og pil ned for å justere verdien. Truffet OK når du er ferdig.
   
9. Når du er fornøyd med regelen du har opprettet, trykker du på Neste knapp.
10. Du får en annen gruppe unntaksregler. Igjen, hvis du vil at regelen skal gjelde for alle e-poster, trykk Neste uten å merke av for noen rute.
    
11. Nå, på det siste regelveiviserskjermbildet, skriver du inn et navn på den nyopprettede regelen. Forsikre deg om at boksen ved siden av Slå på denne regelen er aktivert og treffer Bli ferdig .
    
12. Du kan gå tilbake til Regler og varsler vindu og klikk på E-postregler . Bekreft at regelen du tidligere opprettet er på plass ved å sørge for at avkrysningsruten. Truffet Søke om for å fullføre prosessen.
    

Merk: Husk at den tidligere konfigurerte regelen ikke blir håndhevet hvis Outlook er lukket. Med dette i bakhodet, hvis du vil være sikker på at e-postene dine blir levert etter forsinkelsesperioden, må du sørge for å la Outlook være åpent.

Pakk opp

Det spiller ingen rolle hvilken metode du brukte, ikke glem å teste den ordentlig før du stoler på den for noe viktig. Det er viktig å sjekke om e-posttjenesteleverandøren bruker tiden da du opprinnelig klikket Sende eller tidspunktet når Outlook faktisk sender meldingen etter forsinkelsen.

Mens jeg fikk oppmerksomheten din, bør du vite at det er mange tillegg som kan hjelpe deg med å forsinke e-postmeldinger. Send senere, E-postplanlegger og SetDeliveryTime er alle gode, gratis alternativer. Men hvis du ikke vil ha tilgang til flere tilpasningsalternativer, bør det være mer enn nok å bruke de innfødte måtene å forsinke e-post i Outlook på.